Un fotógrafo de eventos corporativos trabaja mejor a partir de un briefing claro, no necesariamente largo. La mayor parte de lo que hace que una cobertura funcione se decide antes de que el fotógrafo llegue: para quién son las imágenes, qué hay que documentar de forma deliberada y qué se puede dejar al criterio documental. Un equipo de comunicación o marketing que acierta en estas decisiones en la fase de briefing suele obtener una galería que realmente resuelve el problema para el que se encargó.
Empezar por quién va a ver las imágenes
La pregunta más útil de responder antes que ninguna otra es para quién son las imágenes. La prensa, una publicación en LinkedIn, un boletín interno y una presentación para inversores son públicos distintos con expectativas distintas. La prensa y la comunicación externa suelen favorecer momentos limpios y reconocibles: un apretón de manos, una ponencia en pleno desarrollo, un plano claro del espacio y de la marca. La comunicación interna suele buscar calidez y espontaneidad, la sala riendo, compañeros hablando entre sesiones, textura antes que formalidad posada. Los materiales para inversores suelen favorecer escala y acabado, una sala llena, un escenario que transmita relevancia. Nombrar el público principal, y los secundarios si los hay, antes del evento permite al fotógrafo repartir su atención en consecuencia, en lugar de fotografiar de forma genérica y confiar en que el plano adecuado exista en algún punto del material.
Lista de tomas frente a confianza documental
Una lista de tomas breve resulta útil para aquello que debe existir sin importar cómo se desarrolle el día: la señalética con el nombre del evento, los logotipos de patrocinadores concretos, un retrato del ponente principal, una foto de grupo de la directiva. Más allá de ese puñado de imprescindibles, la mayoría de los eventos corporativos se benefician más de confiar en el instinto documental del fotógrafo que de guionizar el día minuto a minuto. Un fotógrafo que trabaja a partir de una lista rígida tiende a perderse el momento no planeado, la reacción en la tercera fila, el detalle que acaba siendo la imagen que todo el mundo termina compartiendo, porque está marcando casillas en lugar de observar la sala.
Cobertura de marca y de detalles
Más allá de las personas, un conjunto de planos de detalle se gana su lugar en casi toda galería corporativa: señalética, diseño del escenario, acreditaciones, materiales impresos, el propio espacio antes de que abran las puertas. Estas imágenes rara vez encabezan una galería, pero son las que un equipo de marketing busca al montar una página de resumen, una presentación para patrocinadores o la propuesta del año siguiente para el mismo espacio.
Protocolo durante las ponencias
Fotografiar a ponentes y público durante sesiones formales tiene su propio protocolo, y conviene indicarlo explícitamente en el briefing en lugar de dar por hecho que el fotógrafo lo acertará por su cuenta. El flash durante una ponencia resulta disruptivo tanto para quien habla como para la sala, y conviene evitarlo trabajando con la iluminación de la propia sala. El movimiento debe ser mínimo y discreto durante la charla en sí, reservando una cobertura más activa para las pausas, las llegadas y los momentos de networking, donde el movimiento no compite con un ponente que mantiene la atención de la sala.
Plazos de entrega
Los clientes corporativos suelen necesitar las imágenes más rápido que un cliente de boda, y conviene acordar los plazos antes del evento y no después. Una estructura habitual es un pequeño conjunto de selección de la misma semana, editado con rapidez, para equipos que necesitan algo que publicar o enviar en cuestión de días, seguido de una galería completa editada en un plazo más largo una vez terminada la edición íntegra. Acordar ambas fechas de antemano, en lugar de darlas por supuestas, evita la conversación incómoda que surge cuando un equipo de comunicación necesita una imagen para una publicación del lunes por la mañana y la galería completa no está prevista hasta dos semanas después.
Derechos de imagen, en términos generales
Los derechos de uso conviene aclararlos en la fase de briefing y no después de la entrega. En términos generales, los clientes corporativos deberían confirmar qué alcance de uso están adquiriendo: solo uso interno, uso en marketing externo, publicidad de pago, o una licencia sin restricciones, ya que estos suelen tener precio y licencia distintos. El consentimiento de los asistentes es un asunto relacionado pero distinto. Muchos eventos lo gestionan mediante señalización en los puntos de entrada o una línea en el proceso de registro que indica que habrá fotografía, práctica habitual y generalmente aceptada, aunque los detalles dependen del evento, del espacio y de la normativa local aplicable, y conviene confirmarlos con quien gestione los asuntos legales o de cumplimiento del evento en lugar de dar por hecho que un enfoque genérico cubre todos los casos.
Por qué importa el nivel de calidad
Un evento corporativo suele ser el único momento en que la directiva, el producto y la cultura de una empresa son visibles a la vez en la misma sala, y las imágenes que salen de él circulan durante meses: en la web de la empresa, en correos de resumen, en futuras presentaciones para patrocinadores. Un fotógrafo que entiende el lenguaje visual de la marca, y no solo el horario del evento, suele producir una galería que sigue funcionando un año después, un retorno más largo del que se le suele pedir a la mayoría de gastos de un solo día dentro del presupuesto de un evento.
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