Come dare il brief a un fotografo di eventi aziendali a Madrid

Un fotografo di eventi aziendali lavora meglio partendo da un brief chiaro, non necessariamente lungo. Gran parte di ciò che rende riuscito uno shooting si decide prima dell'arrivo del fotografo: a chi sono destinate le immagini, cosa va documentato in modo deliberato e cosa può essere lasciato al giudizio documentaristico. Un team di comunicazione o marketing che prende le decisioni giuste in fase di brief ottiene solitamente una galleria che risolve davvero il problema per cui è stata commissionata.

Partire da chi vedrà le immagini

La domanda più utile a cui rispondere prima di ogni altra è a chi sono destinate le immagini. Stampa, un post su LinkedIn, una newsletter interna e una presentazione per investitori sono pubblici diversi con aspettative diverse. La stampa e la comunicazione esterna tendono a privilegiare momenti puliti e riconoscibili: una stretta di mano, un intervento in pieno svolgimento, un'inquadratura chiara della location e del brand. La comunicazione interna cerca spesso calore e spontaneità, la sala che ride, colleghi che chiacchierano tra una sessione e l'altra, texture più che formalità in posa. I materiali per investitori tendono a privilegiare scala e rifinitura, una sala piena, un palco che trasmette rilevanza. Definire il pubblico principale, ed eventuali pubblici secondari, prima dell'evento permette al fotografo di distribuire l'attenzione di conseguenza, invece di fotografare in modo generico sperando che lo scatto giusto esista da qualche parte nel materiale.

Lista degli scatti contro fiducia documentaristica

Una breve lista di scatti è utile per ciò che deve esistere indipendentemente da come si svolge la giornata: la segnaletica con il nome dell'evento, i loghi degli sponsor specifici, un ritratto del relatore principale, una foto di gruppo della dirigenza. Al di là di questa manciata di elementi essenziali, la maggior parte degli eventi aziendali trae maggior beneficio dal fidarsi dell'istinto documentaristico del fotografo piuttosto che sceneggiare la giornata minuto per minuto. Un fotografo che lavora con una lista rigida tende a perdere il momento non previsto, la reazione in terza fila, il dettaglio che finisce per essere l'immagine che tutti condividono davvero, perché sta spuntando voci invece di osservare la sala.

Copertura del brand e dei dettagli

Oltre alle persone, una serie di scatti di dettaglio si guadagna un posto in quasi ogni galleria aziendale: segnaletica, allestimento del palco, badge nominativi, materiali stampati, la location stessa prima dell'apertura delle porte. Queste immagini raramente aprono una galleria, ma sono quelle a cui un team marketing attinge per costruire una pagina di recap, una presentazione per sponsor o la proposta dell'anno successivo per la stessa location.

Etichetta durante gli interventi

Fotografare relatori e pubblico durante le sessioni formali ha una propria etichetta, ed è meglio esplicitarla nel brief piuttosto che presumere che il fotografo la indovini da solo. Il flash durante un intervento è disturbante sia per il relatore sia per la sala, ed è meglio evitarlo lavorando con l'illuminazione già presente in sala. Il movimento deve essere minimo e discreto durante l'intervento stesso, riservando una copertura più attiva alle pause, agli arrivi e ai momenti di networking, dove il movimento non compete con un relatore che tiene l'attenzione della sala.

Tempi di consegna

I clienti aziendali hanno generalmente bisogno delle immagini più rapidamente rispetto a un cliente di matrimonio, ed è meglio concordare le tempistiche prima dell'evento piuttosto che dopo. Una struttura comune prevede una piccola selezione della stessa settimana, editata rapidamente, per i team che hanno bisogno di qualcosa da pubblicare o inviare entro pochi giorni, seguita da una galleria completa editata con tempistiche più lunghe una volta terminato il montaggio integrale. Concordare entrambe le date in anticipo, invece di darle per scontate, evita la conversazione scomoda che si presenta quando un team di comunicazione ha bisogno di un'immagine per un post del lunedì mattina e la galleria completa non è prevista prima di altre due settimane.

Diritti sull'immagine, in termini generali

I diritti d'uso vanno chiariti in fase di brief piuttosto che dopo la consegna. In termini generali, i clienti aziendali dovrebbero confermare quale ambito d'uso stanno acquistando: solo uso interno, uso marketing esterno, pubblicità a pagamento, o una licenza senza restrizioni, poiché questi casi sono generalmente prezzati e concessi in licenza in modo diverso. Il consenso dei partecipanti è una questione correlata ma distinta. Molti eventi lo gestiscono tramite segnaletica ai punti di ingresso o una dicitura nel processo di registrazione che segnala che verranno effettuate fotografie, prassi comune e generalmente accettata, sebbene i dettagli dipendano dall'evento, dalla location e dalla normativa locale applicabile, ed è meglio confermarli con chi si occupa delle questioni legali o di conformità dell'evento piuttosto che presumere che un approccio generico copra ogni caso.

Perché conta il livello qualitativo

Un evento aziendale è spesso l'unico momento in cui la dirigenza, il prodotto e la cultura di un'azienda sono visibili insieme nella stessa sala, e le immagini che ne derivano circolano per mesi, sul sito aziendale, nelle email di recap, in future presentazioni per sponsor. Un fotografo che comprende il linguaggio visivo del brand, non solo il programma dell'evento, tende a produrre una galleria che regge ancora bene a distanza di un anno, un ritorno più duraturo di quanto normalmente si chieda alla maggior parte delle spese di una singola giornata in un budget evento.